Cách chuyển dữ liệu từ Bộ nhớ dùng chung (Shared Drive) sang Drive cá nhân

Bộ nhớ dùng chung (Google Shared Drive hay trước đây là Team Drive) là tính năng hữu ích của Google Workspace giúp các nhóm làm việc cùng nhau. Tuy nhiên, khi bạn chuẩn bị nghỉ việc, kết thúc dự án hoặc Shared Drive có nguy cơ bị xóa, việc sao lưu toàn bộ dữ liệu về Google Drive cá nhân là cực kỳ cấp thiết.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các cách di chuyển dữ liệu từ Shared Drive sang tài khoản cá nhân an toàn mà không làm mất liên kết hay quyền sở hữu tệp.

1. Thách thức khi di chuyển dữ liệu từ Shared Drive

• Quyền sở hữu thuộc về tổ chức: Trong Shared Drive, file không thuộc về cá nhân nào mà thuộc về tổ chức (Domain). Google thường chặn tính năng kéo-thả trực tiếp file ra ngoài tổ chức.
• Giới hạn số lượng tệp: Khi folder chứa hàng nghìn tệp và thư mục con lồng nhau, thao tác tải về qua giao diện web thường xuyên bị lỗi ngắt quãng hoặc thiếu file.
• Rủi ro mất dữ liệu khi rời nhóm: Khi tài khoản của bạn bị quản trị viên gỡ khỏi Shared Drive, bạn sẽ mất hoàn toàn quyền truy cập vào các tệp nếu chưa kịp sao lưu.

2. Các phương pháp di chuyển dữ liệu an toàn

Cách 1: Sử dụng tính năng "Tạo bản sao" (Make a Copy)

Nếu Shared Drive cho phép chia sẻ ra ngoài:

1. Chia sẻ các file cần thiết sang tài khoản Gmail cá nhân.
2. Trên tài khoản cá nhân, chọn các file đó và bấm Tạo bản sao (Make a copy).

Ưu điểm: Bạn trở thành chủ sở hữu độc lập của các bản sao này.

Nhược điểm: Google Drive không cho phép tạo bản sao cả một thư mục (Folder) lớn chỉ bằng một cú click chuột.

Cách 2: Sử dụng công cụ chuyên dụng DriveFusion (Tự động & Toàn diện)

DriveFusion cho phép bạn kết nối trực tiếp tài khoản Google Workspace (chứa Shared Drive) và tài khoản Gmail cá nhân:

• Hỗ trợ đầy đủ Shared Drive: Quét và đọc toàn bộ cây thư mục bên trong mọi Shared Drive mà tài khoản của bạn có quyền truy cập.
• Sao chép nguyên vẹn cấu trúc: Tự động tạo thư mục tương ứng trên Drive cá nhân và sao chép từng tệp với tốc độ cao.
• Bỏ qua giới hạn quyền của web: Nhờ giao thức API OAuth 2.0, dữ liệu được truyền tải trực tiếp trên đám mây an toàn.

3. Các bước thực hiện sao lưu với DriveFusion

1. Đăng nhập 2 tài khoản: Mở DriveFusion và ủy quyền tài khoản cơ quan (nguồn) cùng tài khoản cá nhân (đích).
2. Chọn Shared Drive cần sao lưu: Duyệt danh sách thư mục và chọn Shared Drive hoặc các thư mục con bên trong.
3. Thiết lập đích đến: Chọn thư mục lưu trữ trên Google Drive cá nhân.
4. Bắt đầu di chuyển: Bấm Chạy, DriveFusion sẽ tự động sao chép toàn bộ dữ liệu và hiển thị tiến trình thời gian thực.

4. Kết luận

Đừng để dữ liệu công việc quý giá bị mất đi khi rời khỏi tổ chức. Hãy chủ động sao lưu và di chuyển dữ liệu từ Shared Drive về tài khoản cá nhân với các công cụ chuyên nghiệp như DriveFusion ngay hôm nay.